REVIEW JURNAL : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN

Saya akan mereview jurnal dari Bapak Purwoko dari Departeme Keuangan 

ABSTRAK

Pembelian dan persediaan merupakan kegiatan yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Oleh karena itu, tujuan penulisan ini adalah untuk merancang sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan alat tulis kantor yang dapat membantu dalam perencanaan dan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Metodologi yang digunakan untuk mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan adalah library research dan field research. Metodologi analisis dan perancangan yang digunakan adalah analisis dengan menggunakan Object Oriented Analysis and Design. Dari hasil observasi diperoleh hasil bahwa pencatatan transaksi pada perusahaan ini masih manual dan tidak efisien dalam hal pencatatan barang masuk dan keluar. Simpulan yang dapat diambil yaitu bahwa sistem informasi pembelian dan persediaan yang terkomputerisasi dapat membantu pihak manajemen dalam mengurangi kesalahan dan meningkatkan efektivitas sistem yang ada.

Kata kunci: Sistem informasi akuntansi, pembelian, persediaan, alat tulis kantor

PENDAHULUAN

Dalam era globalisasi dalam sektor perdagangan dan perekonomian di Indonesia saat ini, peranan teknologi
informasi sangat diperlukan untuk menunjang kegiatan
bisnis. Teknologi informasi dapat memberikan efektivitas
dan efisiensi dalam pencapain tujuan-tujuan perusahaan.
Teknologi Informasi dapat memberikan informasi yang cepat,
tepat dan akurat serta dapat mengorganisir dengan baik data
perusahaan dalam jumlah besar sehingga dapat membantu
mereka dalam pengambilan keputusan secara tepat dalam
menentukan strategi dan kebijakan perusahaan.
 PT. ABC merupakan sebuah perusahaan yang bergerak
di bidang wisata dan resor di provinsi DKI Jakarta. Saat ini
PT. ABC mengalami beberapa permasalahan dalam sistem
pembelian dan persediaan. Beberapa permasalahan yang
dihadapi antara lain adalah sistem persediaan yang masih
manual, sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sangat
besar, sistem persediaan yang masih manual menyebabkan
keamanan data barang kurang terjamin, peluang hilangnya
data barang sangat besar, tidak efisiennya pencatatan
persediaan barang yang dilakukan oleh bagian gudang,
pengkodean barang yang masih dilakukan secara manual,
tidak memiliki kebijakan mengenai kesesuaian antara
anggaran dengan maksimum stok untuk tiap departemen,
tidak efisiennya otorisasi yang dilakukan antar bagian, tidak
adanya pencatatan retur barang yang dilakukan oleh bagian
gudang, pencatatan jurnal pembelian yang masih manual
kemungkinan besar dapat menyebabkan kesalahan pada
bagian akuntansi. Melihat permasalahan yang dihadapi
oleh PT. ABC, manajemen PT. ABC memerlukan sebuah
sistem informasi untuk mendukung proses pembelian dan
persediaan.
Oleh karena itu penulis berusaha menganalisis dan
merancang sistem informasi yang dapat membantu pihak
managemen untuk menyelesaikan masalah-masalah yang
dihadapi dalam proses pembelian dan persediaan.
Ruang lingkup dalam pembahasan penelitian ini adalah
proses pembelian dan persediaan barang jadi pada PT. ABC.
Secara khusus, penelitian ini akan dibatasi pada proses: (1)
menganalisis sistem pembelian dan persediaan barang untuk
alat tulis kantor, mulai dari pembelian / pemesanan barang ,
sampai pengiriman barang tersebut; dan (2) merancang suatu
sistem informasi pembelian dan persediaan alat tulis kantor
yang memudahkan pemilik ataupun karyawan perusahaan
tersebut dalam mengelola dan mengontrol pembelian dan
persediaan alat tulis kantor yang akan digunakan untuk
sehari-hari.
Tujuan dari penelitian adalah: (1) menganalisis
sistem pembelian dan persediaan barang untuk alat tulis
kantor secara keseluruhan pada PT ABC; dan (2) merancang
sistem informasi pembelian dan persediaan barang untuk alat
tulis kantor yang baru agar dapat mengurangi kelemahan
– kelemahan yang ada pada sistem yang manual dan
memberikan keefisienan dan keefektifan kinerja perusahaan.
Sehingga manfaat yang diharapkan adalah: (1)
membantu pemilik atau pihak management untuk mengambil
keputusan yang tepat dan cepat, serta memudahkan dalam
mengevaluasi ketersediaan alat tulis kantor; dan (2)
mengontrol arus keluar masuknya persediaan barang untuk alat tulis kantor supaya tidak adanya kehabisan stok ataupun
kelebihan stok barang yang menumpuk di gudang.

METODE

Metode penelitian yang digunakan adalah kajian
pustaka, metode analisis pengumpulan data dan perancangan
sistem serta. Kajian pustaka dilakukan dengan cara menelaah
teori dari sumber-sumber primer dan sekunder yang mendukung
penelitian ini. Analisis dilakukan dengan pengamatan pada
sistem yang sedang berjalan untuk mendapatkan informasi
dan data yang dibutuhkan. Perancangan sistem dilakukan
menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Bodnar dan Hopwood (2001:1), sistem
informasi akuntansi adalah sebuah koleksi dari sumber daya,
termasuk orang dan peralatan, didisain untuk mengubah data
keuangan dan data lainnya menjadi informasi.

Siklus Proses Siklus Pembelian
Menurut Jones & Rama (2003:18), tahap-tahap dalam
siklus proses transaksi sistem informasi akuntansi pembelian
adalah (1) Melakukan konsultasi dengan pemasok. Sebelum
melakukan pembelian, perusahaan menghubungi beberapa
pemasok terlebih dahulu untuk mendapat pemahaman tentang
barang dan jasa yang tersedia, dan juga harganya; (2) Proses
permintaan. Pertama – tama karyawan mempersiapkan
dokumen permintaan barang / jasa dan disahkan oleh
supervisor; (3) Mengadakan perjanjian dengan pemasok
untuk pembelian barang atau jasa di masa depan. Perjanjian ini
mencakup pembelian pesanan dan kontrak dengan pemasok;
(4) Penerimaan barang atau jasa dari pemasok. Perusahaan
harus memastikan bahwa barang yang diterima benar dan
dalam kondisi yang baik; (5) Mengenali klaim penerimaan
untuk barang dan jasa. Setelah barang diterima, pemasok
mengirim tagihan. Jika bon tersebut benar, maka Departemen
Pembayaran dapat mencatat tagihan tersebut; (6) Memilih
catatan tagihan untuk pembayaran. Biasanya perusahaan
melakukan aktivitas ini setiap bulannya; dan (7) Menulis cek.
Setelah catatan tagihan dipilih, cek ditulis, ditandatangani
dan dikirim oleh pemasok.
Pengertian Persediaan
Menurut Assauri (1998: 176), persediaan adalah
sejumlah bahan – bahan, parts – parts yang disediakan dan
bahan – bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan
untuk proses produksi, serta barang – barang jadi / produk
yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen
/ pelanggan setiap waktu.

Teori Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Pengertian Object Oriented Analysis and Design
(OOAD)
Menurut Mathiassen dkk. (2000:4) “Objek adalah
suatu entitas dengan identitas, keadaan (tingkatan hidup) dan
tingkah laku.” Objek merupakan dasar dalam OOAD, setiap
objek digambarkan secara terkelompok karena ada beberapa
objek yang memiliki sifat atau fungsi yang sama yang
dikenal dengan istilah class. “Class adalah suatu deskripsi
atas kumpulan objek yang saling menggunakan struktur, pola
tingkah laku dan atribut secara bersama-sama.”
Notasi yang digunakan dalam OOAD adalah UML
(Unified Modelling Langguage). UML hanya digunakan
sebagai notasi dan bukan sebagai metode dalam pemodelan.
Menurut Mathiassen et al. (2000:15), metode analisis
dan perancangan berorientasi objek tersebut mempunyai
empat aktivitas utama yang digambarkan sebagai berikut :
1. System definition.
Deskripsi dari sebuah sistem terkomputerisasi yang
dijelaskan dalam bahasa sehari-hari.
2. Rich picture.
Rich Picture adalah gambaran informal yang
mewakili pengertian akan situasi dari si pembuat.
3. Factor.
FACTOR adalah
Functionality : Fungsi yang mendukung tugas-tugas
aplikasi domain.
Aplication Domain : Bagian dari organisasi yang
mengadministrasikan, mengawasi atau mengontrol
sebuah problem domain.
Condition : Suatu kondisi dimana sistem yang akan
dikembangkan dan digunakan.
Technology : Teknologi yang digunakan untuk
mengembangkan sistem dan teknologi sistem yang
akan dijalankan.
Object : Objek utama dari problem domain.
Responsibility : Sistem secara keseluruhan
bertanggung jawab dalam hubungan dengan
konteknya.
4. Analisis Problem Domain. Problem Domain adalah bagian dari konteks yang
dikelola, dimonitor, atau dikontrol oleh sistem.
Tujuan dari analisis problem domain adalah untuk
mengidentifikasi dan membuat suatu model dari
problem domain, aktivitas dalam problem domain.
Modeling terdiri dari classes, structure dan
behaviour.

Analisis Aplication Domain.
Menurut Mathiassen et al. (2000:6), application
domain adalah suatu organisasi yang mengolah, mengawasi
atau mengendalikan suatu problem domain. Aktivitas di dalam
analisis application domain terdiri dari usage (kegunaan),
function (fungsi), dan interface (tampilan)
Architectural Design adalah merancang arsitektur
sebuah mesin. Tujuan dari architectural design adalah untuk
menusun sebuah sistem yang terkomputerisasi.
Hasil dari architectural design adalah susunan untuk
sebuah komponen sistem dan proses, didalam architectural
design terdapat beberapa aktivitas terdiri dari criteria,
component, dan process.
Menurut Mathiassen et al. (2000:236), model component
adalah bagian dari sistem yang mengimplementasikan
problem domain. Hasil dari mendesain model component
adalah class diagram dari model component.
Sedangkan dalam Mathiassen et al. (2000: 252),
disebutkan juga function component yang merupakan
bagian dari sistem yang mengimplementasikan kebutuhan
functional. Hasil dari mendesain function component adalah
class diagram dengan operasi dan spesifikasi operasi yang
kompleks.
Mathiassen et al. (2000:252), juga menuliskan bahwa
pengertian sequence diagram adalah gambaran bagaimana
objek-objek berinteraksi satu dengan yang lainnya melalui
event-event yang dilakukan dari suatu use case atau operasi.
DBMS adalah sebuah sistem perangkat lunak yang
memungkinkan pemakai untuk mendefinisi, membuat,
memelihara, dan mengontrol akses ke basisdata (Connolly,
2002:16 ).

Proses Bisnis
Proses bisnis sistem yang berjalan pada PT. ABC adalah
sebagai berikut :
Setiap harinya, tiap departemen yang persediaan alat
tulis kantornya habis akan datang langsung ke Bagian Gudang.
Dengan memberikan Bukti Permintaan dan Penerimaan ATK 70 CommIT, Vol. 4 No. 1 Mei 2010, hlm. 68 - 76
(BPP ATK) sebanyak 3 rangkap, yang berwarna putih, kuning,
dan merah muda. Rangkap berwarna putih diberikan kepada
Bagian Gudang untuk diarsip, rangkap berwarna kuning untuk
departemen yang bersangkutan, dan rangkap berwarna merah
muda diberikan kepada Bagian Administrasi. Selanjutnya
Bagian Gudang akan memeriksa persediaan barang yang
diminta oleh departemen tersebut. Untuk mengontrol
anggaran permintaan pada tiap departemen sehingga tidak
melebihi anggaran yang ditetapkan, Bagian Gudang memliki
Buku Anggaran untuk Keperluan ATK. Tetapi, buku ini hanya
digunakan sebagai acuan agar persediaan tiap departemen
dapat dikontrol dan diketahui, karena jika budget permintaan
sudah melebihi batas atau diluar ketentuan, Bagian Gudang
tetap akan memberikan persediaan yang diminta Departemen
tersebut.
Jika persediaannya masih tersedia, maka Bagian
Gudang akan langsung memberikan barang tersebut kepada
Departemen. Setelah itu Bagian Gudang akan memberikan
stempel ke BPP ATK berwarna kuning milik Departemen
sebagai tanda bahwa barang telah diambil. Namun, apabila
barang yang diminta tidak tersedia di gudang, maka Bagian
Gudang akan mencatat persediaan barang ATK yang habis
kemudian melaporkan ke Bagian Rumah Tangga untuk
diotorisasi yang selanjutnya akan diberikan ke Bagian
Administrasi untuk membuat Surat Permintaan Pembelian
barang/Jasa dan Perbandingan Harga (SPPPH) rangkap 4
yang akan diotorisasi oleh Direktur Keuangan, Kepala Bidang
Administrasi, Kepala Departemen, dan Direktur Administrasi.
Lembar ke 1 diberikan kepada Bagian Administrasi, lembar
ke 2 diberikan kepada Departemen yang memesan, lembar ke
3 diberikan kepada Bagian Keuangan, lembar ke 4 diberikan
kepada Bagian Hutang bidang Treasurer untuk diverifikasi.
Fungsi dari Surat Permintaan Pembelian barang/Jasa dan
Perbandingan Harga adalah untuk membandingkan harga
jual yang ditawarkan oleh para supplier (tender) dengan cara
supplier memberikan presentasi mengenai produk mereka
dan spesifikasi harganya. Kemudian dari presentasi itu akan
dipilih satu supplier yang memiliki penawaran harga terendah
dengan kualitas yang baik. Setelah menentukan supplier mana
yang akan diambil, Bagian Administrasi akan memberikan
Surat Permintaan Pembelian barang/Jasa dan Perbandingan
Harga (SPPPH) kepada Bagian Keuangan, selanjutnya oleh
Bagian Keuangan, SPPPH tersebut akan disesuaikan harganya
dengan Buku Kendali Anggaran. Setelah disetujui oleh Kepala
Bagian Keuangan, maka proses bisnis akan diteruskan ke
Bagian Treasure untuk memverifikasi pengadaan barang serta
penginputan data barang dari supplier.
Kemudian Bagian Administrasi akan mengeluarkan
Purchase Order (PO) rangkap 6. Setelah itu supplier
mengotorisasi PO tersebut dan supplier menerima PO lembar
1A, lalu lembar 1 dipegang oleh Bagian Rumah Tangga
dan lembar 2 &3 diberikan kepada Departemen Keuangan.
Lembar 4 diberikan kepada Bagian Administrasi dan
lembar 5 diberikan kepada Bagian Gudang. Ketika barang
yang dipesan seharga kurang dari Rp.1 juta, maka Bagian
Administrasi menggunakan kasbon untuk memesan kepada
supplier yang terpilih.
Setelah itu supplier akan mengirimkan barang sesuai
PO dan akan diterima oleh Bagian Gudang melalui Kurir.
Kemudian Bagian Gudang akan mengecek barang apakah
sesuai dengan PO. Lalu Kurir akan memberikan Surat
Jalan (SJ) rangkap 3, kepada Bagian Gudang yang berisi
rincian barang yang dipesan dan harganya. Rangkap 1 akan
diberikan kepada Bagian Gudang untuk diarsip, rangkap 2
akan diberikan kepada Kasir , dan rangkap 3 diberikan kepada
Bagian Penagihan.Kasir akan menerima Surat Jalan rangkap
2, PO asli, Kwitansi asli beserta pajaknya (PPN).
Setelah Bagian Gudang menerima barang dari Kurir
yang sudah sesuai dengan pesanan, maka Bagian Gudang
akan memberikan informasi kepada Departemen yang
meminta barang melalui telepon. Kemudian Departemen
akan datang ke Bagian Gudang dengan membawa BPP ATK
berwarna kuning sebagai referensi untuk mengecek barang
yang dipesan. Lalu Bagian Gudang akan memberikan stempel
untuk BPP ATK yang berwarna kuning sebagai tanda bahwa
barang sudah diterima oleh Departemen. Selanjutnya Bagian
Gudang akan membuat Laporan Persediaan Barang ATK
dalam bentuk buku stok.
Selanjutnya Kurir akan ke Kasir untuk memberikan SJ
rangkap 2 beserta kwitansi dan menerima pembayaran atas
pembelian yang sesuai dengan PO asli, kwitansi asli beserta
pajaknya. Setelah pembayaran selesai dilakukan maka Kasir
akan memberikan PO dan kwitansi kepada Bagian Akuntansi
untuk membuat Jurnal Pembelian.
Seperti yang sudah dideskripsikan diatas, proses
pembelian dan persediaan pada PT. ABC dapat dilihat pada
Gambar 1. Gambar 2 berikut adalah rancangan Class Diagram
proses pembelian dan persediaan pada PT. ABC. Gambar 3-12
berikut adalah contoh UI proses pembelian dan persediaan
pada PT. ABC. Gambar 13 berikut adalah konfigurasi sistem
pada PT. ABC. Kegunaan dari sistem yang dirancang adalah
untuk meningkatkan kinerja, menangani transaksi dan kegiatan
dari perusahaan dan meminimalisasi kemungkinan timbulnya
masalah. Sistem ini juga dipakai untuk mengefisiensikan
pelayanan kepada para pelanggan serta membantu karyawan
dalam menjalankan operasionalnya atau tugasnya masing –
masing.
Rancangan sistem yang baru akan dipresentasikan
kepada perusahaan sebelum diterapkan dan diharapkan
toko dapat memahami kegunaan dari sistem baru tersebut
dan dapat menerapkannya dalam kegiatan perusahaan.
Sistem baru tersebut akan diterapkan secara bertahap
dalam pengimplementasiannya. Hal ini dimaksudkan agar
perusahaan dapat mempelajari sistem dan mengenalnya lebih
baik, sehingga dapat menyesuaikan diri dengan sistem yang
baru.
Penulis menggunakan beberapa tools seperti
Microsoft Office Visio 2003 untuk mendesain UML Diagram,
Microsoft Visual Studio (VB.Net) 2005 untuk mendesain
dan memprogram UI, Microsoft SQL Server 2005 untuk
mendesain database dan Crystal Report untuk pembuatan
laporan.

kesimpulan : 
empat aktivitas utama  metode Object Oriented Analysis and Design:
1. System definition.
Deskripsi dari sebuah sistem terkomputerisasi yang
dijelaskan dalam bahasa sehari-hari.
2. Rich picture.
Rich Picture adalah gambaran informal yang
mewakili pengertian akan situasi dari si pembuat.
3. Factor.
FACTOR adalah
Functionality : Fungsi yang mendukung tugas-tugas
aplikasi domain.
Aplication Domain : Bagian dari organisasi yang
mengadministrasikan, mengawasi atau mengontrol
sebuah problem domain.
Condition : Suatu kondisi dimana sistem yang akan
dikembangkan dan digunakan.
Technology : Teknologi yang digunakan untuk
mengembangkan sistem dan teknologi sistem yang
akan dijalankan.
Object : Objek utama dari problem domain.
Responsibility : Sistem secara keseluruhan
bertanggung jawab dalam hubungan dengan
konteknya.
4. Analisis Problem Domain. Problem Domain adalah bagian dari konteks yang
dikelola, dimonitor, atau dikontrol oleh sistem.

kelebihan :
1. jurnal ini banyak mengambil sumber dari buku, sehingga isi jurnal ini lebih akurat.
2. jurnal ini pembahasannya lengkap dan disertai contoh kasus.

kekurangan:
1. terlalu banyak kata yang digaris miring, sehingga membuat pembaca sedikit susah untuk membacanya.

http://msi.binus.ac.id/files/2013/05/0401-10-Purwoko_Departemen_Keuangan.pdf